Ein Newsletter ist für viele lokale Betriebe der einzige Kanal, der ihnen selbst gehört. Anders als bei sozialen Netzwerken entscheidet kein Algorithmus, wer die Nachricht sieht.
Bei der Auswahl eines Werkzeugs schauen die meisten zuerst auf die Funktionen. Sinnvoller ist es, mit dem Datenschutz zu beginnen, weil er die Auswahl am stärksten einschränkt.
Das Wichtigste in Kürze
Doppelte Bestätigung ist in Deutschland faktisch Pflicht.
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss mit dem Anbieter geschlossen werden.
Anbieter mit Servern in der EU ersparen die Diskussion über Drittlandtransfer.
Jede Mail braucht Abmeldelink und Impressum.
Für kleine Verteiler reichen die kostenlosen Stufen der meisten Anbieter.
Die rechtlichen Grundlagen zuerst
Bevor es um Vorlagen und Auswertungen geht, sollten vier Punkte geklärt sein:
Einwilligung: Werbemails an Verbraucher brauchen eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.
Nachweis: Das Verfahren mit Bestätigungsmail dokumentiert die Einwilligung nachprüfbar.
Auftragsverarbeitung: Mit dem Anbieter ist ein Vertrag zu schließen.
Pflichtangaben: Jede Mail braucht Impressum und einen funktionierenden Abmeldelink.
Diese vier Punkte entscheiden über die Auswahl mehr als jede Funktionsliste.
Was bei der Auswahl zählt
Für einen Betrieb mit wenigen hundert Empfängern sind das die relevanten Kriterien:
Kriterium | Warum es zählt |
Serverstandort | EU-Server ersparen die Drittlandprüfung |
Auftragsverarbeitung | Muss ohne Rückfrage abschließbar sein |
Doppelte Bestätigung | Sollte voreingestellt und nicht abschaltbar sein |
Bedienbarkeit | Wer es nicht bedienen kann, verschickt nichts |
Preis nach Empfängern | Kleine Verteiler oft kostenlos |
Anbindung | Verbindung zur Website und zum Formular |
Die doppelte Bestätigung
Nach der Anmeldung erhält der Empfänger eine Mail mit Bestätigungslink. Erst danach ist er im Verteiler. Das kostet einen Teil der Anmeldungen und ist trotzdem der einzige Weg, der die Einwilligung belastbar nachweist.
Rechtsprechung und Aufsichtsbehörden gehen davon aus, dass ohne dieses Verfahren der Nachweis kaum zu führen ist. Wer darauf verzichtet, trägt das Risiko.
Praxistipp: Formulieren Sie die Bestätigungsmail freundlich und erklären Sie, warum sie kommt. Ein erheblicher Teil der Abbrüche entsteht, weil Leute die Mail für Spam halten.
Was in jede Mail gehört
Unabhängig vom Werkzeug:
Ein vollständiges Impressum, wie auf der Website
Ein Abmeldelink, der mit einem Klick funktioniert
Ein erkennbarer Absender mit echter Adresse
Ein Betreff, der den Inhalt beschreibt, ohne zu tricksen
Ein Abmeldelink, der zu einem Formular mit Begründungspflicht führt, ist nicht zulässig und erzeugt Beschwerden.
Wie oft und worüber
Für lokale Betriebe funktioniert selten mehr als einmal im Monat. Wichtiger als die Frequenz ist, dass jede Ausgabe einen Anlass hat.
Was funktioniert: saisonale Hinweise, ein neuer Beitrag aus dem Blog, ein abgeschlossenes Projekt, freie Termine, eine Änderung im Betrieb. Was nicht funktioniert: Ausgaben ohne Anlass, nur weil der Termin im Kalender steht.
Wann sich ein Newsletter nicht lohnt
Ehrlich gesagt oft. Wenn Sie keine wiederkehrenden Anlässe haben und keine Liste von mindestens einigen hundert Empfängern aufbauen können, ist die Arbeit anderswo besser aufgehoben.
Für einen Handwerksbetrieb mit vollem Auftragsbuch ist ein gepflegtes Google-Profil fast immer wertvoller als ein Newsletter.
Wichtige Erkenntnisse
Punkt | Was zu tun ist |
Reihenfolge | Erst Datenschutz prüfen, dann Funktionen |
Verfahren | Doppelte Bestätigung, nicht verhandelbar |
Vertrag | Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abschließen |
Pflicht | Impressum und Ein-Klick-Abmeldung in jeder Mail |
Ehrlich | Ohne Anlässe lohnt sich kein Newsletter |
Was das in der Praxis heißt
Wenn Sie einen Newsletter starten wollen, klären Sie zuerst, woher die Anlässe kommen sollen. Ohne diese Antwort endet er nach der dritten Ausgabe.
Wenn die Antwort steht, wählen Sie ein Werkzeug mit EU-Servern, richten die doppelte Bestätigung ein und schließen den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Danach ist es reine Redaktionsarbeit.
Wie wir das machen
Wir binden Newsletter-Anmeldungen so ein, dass Formular, Bestätigung und Datenschutzhinweis zusammenpassen, und liefern die Inhalte aus der laufenden Betreuung mit.
Wie ein durchhaltbarer Plan aussieht, steht in Redaktionsplan.
Nützliche Quellen
Häufige Fragen
Darf ich bestehende Kundenadressen nutzen?
Unter engen Voraussetzungen für ähnliche eigene Waren, mit Widerspruchsmöglichkeit. Der sichere Weg ist die Einwilligung.
Was kostet ein Newsletter-Werkzeug?
Bei kleinen Verteilern oft nichts. Kosten entstehen ab einigen hundert bis tausend Empfängern.
Wie viele Empfänger lohnen sich?
Ab etwa zweihundert aktiven Empfängern wird es interessant. Darunter ist der Aufwand meist zu hoch.
Muss ich Öffnungsraten messen?
Nicht zwingend, und die Messung ist einwilligungsbedürftig. Ohne Messung ist ein Newsletter datenschutzrechtlich einfacher.
Passend dazu
Passend dazu: Redaktionsplan und Datenschutzerklärung.
